Qué tener en cuenta al reservar un retiro privado para un grupo

Antes de mirar alojamientos, poneos de acuerdo en cuatro cosas: cuántas personas vendrán, el presupuesto por persona, las fechas que preferís y quién tomará las decisiones. Los retiros privados de SOLARA son para grupos de 8 a 30 personas en nuestras cuatro propiedades, y todo va más rápido si una persona reúne lo que necesita el grupo y habla con nosotros.

¿Para quién son los retiros privados?

Organizamos retiros privados para grupos de amigos, familias, comunidades y grupos con intereses comunes. El motivo puede ser un cumpleaños o un aniversario, un club o un estudio de yoga que quiere pasar una semana fuera, o simplemente un grupo de viejos amigos que nunca consiguen verse. Si lo organizas para una empresa o un equipo, usa nuestro formulario para empresas, porque las preguntas de planificación son distintas.

Empieza por los números

Los números lo deciden casi todo, desde qué propiedad encaja hasta cuánto cuesta la semana por persona. Antes de escribirnos, intenta responder a estas preguntas con tu grupo:

• ¿Cuántas personas es probable que vengan, y cuál es el número mínimo con el que seguiría teniendo sentido?
• ¿Quién está dispuesto a compartir habitación y quién necesita una propia?
• Vuestro presupuesto por persona para el retiro en sí, sin contar vuelos ni trenes
• Las fechas que preferís y cuánto podríais moverlas
• Dietas, alergias, necesidades de movilidad o cualquier otra cosa que debamos tener en cuenta

Con una respuesta aproximada basta. Nos resulta mucho más fácil ajustar un plan de 14 personas a 12 que empezar desde cero.

¿Qué espacio encaja con el tamaño de tu grupo?

Cada propiedad se adapta a un tamaño y un estilo de grupo distintos.

• Monte da Luz, Costa Vicentina, Portugal: de 8 a 20 personas en once habitaciones alrededor de un patio, con una shala cubierta y una piscina de agua salada. Organizamos retiros aquí de octubre a mayo.
• Rumah Tirta Retreat Centre, Ubud, Bali: de 10 a 24 personas en villas con jardín y un edificio de dos plantas, con un pabellón de práctica al aire libre. Organizamos retiros aquí en la estación seca, de abril a octubre.
• Hotel Ciasa Lärch, los Dolomitas, Italia: de 10 a 30 personas en un hotel familiar con sauna, baño de vapor y una sala de práctica. Organizamos retiros aquí desde finales de junio hasta mediados de septiembre.
• Sjövik Lodge, Värmland, Suecia: de 8 a 16 personas en un lodge de madera y seis cabañas junto al lago, con una sauna de leña en el embarcadero. Organizamos retiros aquí de mayo a septiembre.

¿Tendréis toda la propiedad para vosotros?

En Monte da Luz, Rumah Tirta y Sjövik Lodge podemos reservar la propiedad entera, así que allí solo estaréis tu grupo y el equipo de la casa. El Hotel Ciasa Lärch funciona de otra manera: reservamos un bloque de habitaciones y la sala del hotel, y puede haber otros huéspedes alojados al mismo tiempo. Para la mayoría de los grupos no es un problema, pero conviene saberlo si la intimidad os importa.

Planead pronto el reparto de habitaciones

El plan de habitaciones genera más idas y venidas que cualquier otra cosa, así que ayuda pensarlo antes de recibir la propuesta. Todas las propiedades tienen habitaciones compartidas con dos camas individuales, además de habitaciones o cabañas privadas. En Sjövik Lodge las habitaciones compartidas del edificio principal comparten baño, un baño por cada dos habitaciones, mientras que las cabañas tienen su propio baño con ducha. En Rumah Tirta las villas privadas tienen baño al aire libre, algo que a algunos huéspedes les encanta y que otros prefieren saber con antelación.

Preparamos el plan de habitaciones según quién quiere compartir y quién necesita intimidad, y el precio por persona refleja esa combinación.

¿Qué parte de la semana debería ser guiada?

La mayoría de los grupos quieren una mezcla de sesiones compartidas y tiempo libre. Podéis incluir tanto o tan poco como queráis: yoga, meditación, respiración, talleres de escritura o paseos guiados, con facilitadores como Inês Duarte, Marcus Hale, Amara Osei, Ketut Ariana, Sofia Brandt, Daniel Moreau y Elin Lindqvist. Un esquema habitual es una sesión guiada por la mañana, la tarde libre y una cena larga todos juntos.

También podemos organizar salidas locales con colaboradores que conocemos, como paseos en barco, visitas a templos en Bali, comidas en refugios de los Dolomitas o catas de vino. Si nos pides algo que no podemos hacer bien, te lo diremos.

Comida, dietas y celebraciones

Los menús se planifican según las dietas de tu grupo. Nuestras cocinas preparan menús vegetarianos, veganos, sin gluten y sin lácteos, pero no son espacios libres de alérgenos, así que cuéntanos pronto cualquier alergia. Si la semana celebra una ocasión especial, podemos preparar una cena de celebración.

¿Cómo se reserva un retiro privado?

• Cuéntanos sobre tu grupo: cuántos sois, las fechas, el presupuesto y cómo te gustaría que fuera la semana. Nuestro equipo de grupos responde en dos días laborables.
• En cinco días laborables te enviamos una propuesta con un borrador del programa, el plan de habitaciones y un precio por persona.
• Hacemos una llamada para ajustar el programa. Una persona de vuestro lado toma las decisiones finales.
• Un depósito del 30% reserva la propiedad. Cada huésped puede pagar su parte por separado.

Preguntas que conviene resolver dentro del grupo

Algunas conversaciones son más fáciles antes de que nadie pague un depósito:

• ¿Quién tiene la última palabra si no os ponéis de acuerdo sobre fechas o actividades?
• ¿Qué pasa con el coste por persona si alguien se baja del viaje?
• ¿Cada persona reservará su propio viaje o algunos viajaréis juntos?
• ¿Todo el mundo tiene seguro de viaje? Pedimos a cada huésped una cobertura de cancelación y de gastos médicos.